Tin tức - sự kiện

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện 2022 như thế nào?

Lượt xem: 29121/02/2022Chia sẻ

Thành lập văn phòng đại diện là cách để các doanh nghiệp tăng thêm chi nhánh, mở rộng phạm vi kinh doanh. Vậy để thành lập văn phòng đại diện, các doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục nào? Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện là gì? Bài viết dưới đây của Công ty CP Long Hậu sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp những vấn đề này.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 do Quốc hội ban hành, định nghĩa văn phòng đại diện là: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính”.

Đặc điểm của văn phòng đại diện

Đặc điểm của văn phòng đại diện là:

  • Sẽ không phát sinh nghĩa vụ đóng thuế độc lập khi mở văn phòng đại diện, tất cả các loại thuế sẽ do doanh nghiệp tiến hành chi trả.
  • Vẫn cấp con dấu và Giấy chứng nhận hoạt động cho văn phòng đại diện để thực hiện các công việc nội bộ.
  • Văn phòng đại diện chỉ được phép ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền và đóng dấu của doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng chính là đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp. Văn phòng đại diện được sử dụng để thực hiện các công việc như liên lạc với đối tác, hỗ trợ cho doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng mới,... trong các lĩnh vực mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. 

Từ đặc điểm và chức năng, có thể đưa ra những ưu, nhược điểm của văn phòng đại diện như sau.

Ưu điểm: 

  • Không phải nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
  • Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp thăm dò thị trường, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, sản phẩm,... rộng rãi hơn.
  • Tiện lợi hơn khi giao tiếp với khách hàng, đối tác mà không cần phải đến trực tiếp trụ sở chính của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

  • Không thể thực hiện các công việc như ký kết hợp đồng, mua bán hàng hóa, dịch vụ trực tiếp với khách hàng mà phải thông qua quyết định hoặc ủy quyền của doanh nghiệp. 

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp phải đáp ứng được các điều kiện sau:

  • Doanh nghiệp phải được thành lập trước khi mở văn phòng đại diện, không thể mở văn phòng đại diện song song với thủ tục thành lập công ty. 
  • Hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động giao dịch và tiếp thị, ký kết hợp đồng trong phạm vi văn phòng.
  • Văn phòng đại diện phải có trụ sở.
Văn phòng đại diện phải có trụ sở

Văn phòng đại diện phải có trụ sở

Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau: 

  • Người đại diện của văn phòng có thể là chủ doanh nghiệp, quản lý kiêm nhiệm hoặc bất cứ ai có năng lực, đủ điều kiện theo quy định của pháp luật. 
  • Tên của văn phòng đại diện phải gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “Văn phòng đại diện”, được viết bằng các chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W và ký hiệu.
  • Trụ sở của văn phòng đại diện phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện 2022

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:

  • Thông báo mở văn phòng đại diện.
  • Biên bản cuộc họp về việc quyết định thành lập văn phòng của hội đồng.
  • Quyết định bổ nhiệm người đại diện văn phòng (trừ trường hợp người đại diện là chủ doanh nghiệp, cổ đông,... thì không cần quyết định).
  • Bản sao giấy tờ pháp lý (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu) của người đại diện văn phòng.
  • Bản sao giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ.
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Giấy ủy quyền thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện.

Nộp hồ sơ mở văn phòng đại diện ở đâu?

Có 2 cách để doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký.

  • Nộp trực tiếp: Doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh của tỉnh/thành phố đặt trụ sở của văn phòng đại diện. 
  • Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tại website của Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục sau.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ mà Công ty CP Long Hậu đã giới thiệu ở trên. Lưu ý rằng các bản sao y phải có thời gian chứng thực không quá 3 tháng.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và lệ phí công bố thành lập

Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nộp lệ phí công bố công khai thông tin của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin Quốc gia. 

Bước 3: Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện và xử lý

Nếu hồ sơ có lỗi, doanh nghiệp tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp in giấy biên nhận và thông báo nộp hồ sơ rồi gửi lên Phòng Đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả

Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong vòng 3 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Vậy là doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể khắc thêm con dấu dành riêng cho văn phòng đại diện để thuận tiện hơn trong các công việc của văn phòng.

Nếu không nắm rõ các thủ tục, giấy tờ, muốn được tư vấn từ đơn vị có chuyên môn, doanh nghiệp có thể thuê các công ty chuyên cung cấp dịch vụ hướng dẫn thành lập văn phòng đại diện. Công ty CP Long Hậu tự hào là đơn vị mang đến cho doanh nghiệp những trải nghiệm và dịch vụ tối ưu trong lĩnh vực pháp lý. 

 

Công ty CP Long Hậu chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý về thành lập văn phòng đại diện

Xem thêm thông tin về dịch vụ của Công ty CP Long Hậu tại đây.

Thời gian mở văn phòng đại diện là bao lâu?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, thời hạn xem xét và cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện của cơ quan đăng ký kinh doanh là 3 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu cơ quan từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải gửi thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do, các yêu cầu chỉnh sửa để doanh nghiệp nắm thông tin và điều chỉnh cho hợp lệ.

Một số lưu ý sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý các công việc sau:

  • Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy chứng nhận mở văn phòng, doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.
  • Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân, đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho các nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.
  • Treo biển hiệu cho văn phòng đại diện (tên văn phòng, địa chỉ, số điện thoại, cơ quan chủ quản).
  • Doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật nếu văn phòng đại diện có bất kỳ thay đổi nào so với nội dung đã ban hành trên Giấy chứng nhận.

Trên đây là toàn bộ nội dung về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, nếu cần thêm bất cứ thông tin tư vấn nào, doanh nghiệp có thể liên hệ vào số hotline của Công ty CP Long Hậu.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, thiết kế văn phòng công ty nhỏ,... thì có thể lựa chọn dịch vụ này tại Trung tâm Thương mại - Dịch vụ Long Hậu.

“Những thông tin đăng tải trên trang web này chỉ nhằm cung cấp hướng dẫn chung về các vấn đề đang được quan tâm. Chúng tôi luôn cố gắng đảm bảo các thông tin trên trang web này được lấy từ những nguồn đáng tin cậy. Tuy nhiên, LHC không chịu trách nhiệm đối với mọi sai sót hay hệ quả nào từ việc sử dụng những thông tin này.”

Khu công nghiệp Long Hậu - Đối tác phát triển bền vững
Địa chỉ: Ấp 3, xã Long Hậu, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An
Hotline: (+84 28) 3937 5599 - (+84) 906 938 599
Email:
sales@longhau.com.vn
Fanpage: fb.me/longhau.com.vn
Zalo Official: https://zalo.me/2384735100152725129