Văn phòng đại diện là gì? Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là nhu cầu cần thiết của mọi doanh nghiệp nhằm mục đích mở rộng thị trường kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ văn phòng đại diện là gì? Chức năng của VPĐD cụ thể ra sao? Trong bài viết này, Công ty Cổ phần Long Hậu (LHC) sẽ giải đáp cụ thể những thắc mắc xoay quanh hình thức thành lập văn phòng đại diện. Cùng tham khảo nhé!

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện được định nghĩa như sau: “Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”.

Trong thực tế, văn phòng đại diện được thành lập ở những nơi mà tổ chức kinh tế chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại. Mục đích của việc thành lập VPĐD là để tiếp cận thị trường mới, tìm kiếm các phương án khai thác thị trường để từ đó mở rộng quy mô kinh doanh. 

Văn phòng đại diện có những chức năng gì?

Văn phòng đại diện được chia thành 2 loại:

• Văn phòng đại diện của công ty hiện diện thương mại tại Việt Nam.

• Văn phòng đại diện của các nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam (chưa có hiện diện thương mại tại Việt Nam).

Tương ứng với mỗi hình thức, VPĐD sẽ có những chức năng riêng như sau:

Chức năng văn phòng đại diện cho doanh nghiệp trong nước

Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp với 10 chức năng chính như sau:

• Thực hiện các công việc phát triển ngành nghề kinh doanh được cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

• Báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương về tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của nhà nước.

• Hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.

• Xây dựng, phát triển và dần hoàn thiện cơ cấu quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị.

• Phối hợp với trụ sở chính, các chi nhánh hoặc cơ sở khác của doanh nghiệp nhằm điều động nhân sự và khai thác tiềm năng thị trường hiệu quả. 

• Quản lý giám sát hoạt động kinh doanh tại địa bàn hoạt động của VPĐD.

• Dựa trên văn bản pháp quy của doanh nghiệp để soạn thảo văn bản pháp quy phục vụ hoạt động của VPĐD.

• Quan tâm, chăm lo về đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên trực thuộc quản lý của VPĐD.

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng gì?

Chức năng của văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ được cấp Giấy phép hoạt động bởi Sở Công thương. Kèm với đó là con dấu pháp lý và mã số thuế để duy trì hoạt động. VPĐD của thương nhân nước ngoài không có chức năng kinh doanh, là đơn vị phụ thuộc thực hiện các chức năng sau:

• Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

• Văn phòng đại diện thực hiện chức năng gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của Văn phòng trong năm trước đó đến Cơ quan cấp Giấy phép.

• Báo cáo, cung cấp các tài liệu hoặc văn bản giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của VPĐD theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Sự khác nhau của văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Văn phòng đại diện và chi nhánh công ty có những đặc điểm tương tự nhau do đó rất dễ nhầm lẫn trong việc phân biệt. Để làm rõ sự khác nhau giữa VPĐD và chi nhánh công ty, cần xem xét 4 yếu tố sau: 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện cần thiết để thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi đã thành lập doanh nghiệp. Không thể cùng lúc thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp và văn phòng đại diện. 

• Tên của VPĐD bắt buộc phải bao gồm tên công ty kèm với cụm từ “Văn phòng đại diện”. Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần XYZ.

• Văn phòng đại diện công ty không có chức năng kinh doanh, chỉ thực đại diện theo ủy quyền của Công ty. Chính vì vậy, trưởng VPĐD chỉ được ký kết hợp đồng và đóng dấu bằng con dấu của VPĐD với những giao dịch phục vụ hoạt động của VPĐD. Chẳng hạn như: ký hợp đồng lao động với nhân sự VPĐD, hợp đồng thuê nhà làm văn phòng,...  

• Địa chỉ trụ sở của VPĐD tương tự như trụ sở chính công ty không được là chung cư, nhà tập thể.

• Khi công ty có nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác quận, huyện thì vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. 

Hồ sơ đăng ký thành lập VPĐD gồm những gì?

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ sau:

• Văn bản thông báo thành lập VPĐD có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. 

• Quyết định bằng văn bản của Hội đồng quản trị công ty về việc thành lập VPĐD.

• Bản sao biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị công ty về việc thành lập VPĐD.

• Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD.

• Bản sao một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu VPĐD 

  • Cá nhân quốc tịch Việt Nam: CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.

  • Cá nhân quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu còn hiệu lực.

• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện công việc.

• Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự các tài liệu như trên).

• Bìa hồ sơ.

• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ. 

Các bước thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Doanh nghiệp khi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động kinh doanh cần tìm hiểu thật kỹ về thủ tục cũng như các vấn đề pháp lý trong việc thành lập. Dưới đây LHC cập nhật thủ tục thành lập VPĐD chuẩn, áp dụng được cho cả doanh nghiệp Việt Nam và thương nhân nước ngoài muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Để thủ tục mở văn phòng đại diện được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn. Các giấy tờ, tài liệu cần thiết đã được LHC đề cập ở phần trên. 

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Doanh nghiệp cũng đồng thời nộp lệ phí công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Trường hợp doanh nghiệp thành lập VPĐD ở nước ngoài: Sau khi được cấp giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin của VPĐD công ty vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần tiến hành khắc dấu cho văn phòng đại diện để thuận tiện trong việc ký hồ sơ, giấy tờ phục vụ hoạt động của VPĐD.

Quyền lợi và nghĩa vụ của văn phòng đại diện

Quyền lợi của văn phòng đại diện

• Được quyền hoạt động trong phạm vi và thời hạn quy định trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.

• Tuyển dụng nhân sự theo quy định pháp luật.

• Thuê văn phòng, thuê và mua sắm các trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng.

• Có con dấu theo quy định của pháp luật.

• Mở tài khoản tại các ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam.

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện

• Không được phép tiến hành các hoạt động phát sinh doanh thu.

• Thực hiện các hoạt động thúc đẩy thương mại trong phạm vi được luật pháp cho phép.

• Nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

• Báo cáo về tình hình hoạt động của VPĐD theo luật.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói

Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh, LHC cung cấp đến khách hàng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói. Đây là giải pháp tối ưu giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh được các vi phạm hành chính. 

Đối tượng nào nên dùng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh tại những địa điểm khác. Để thành lập VPĐD, trước hết cần có doanh nghiệp với tư cách pháp nhân đầy đủ. Như vậy, đối tượng phù hợp sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện có thể là:

• Doanh nghiệp tại Việt Nam muốn mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận thị trường và tìm kiếm các đối tác mới.

• Thương nhân nước ngoài muốn tìm hiểu và thâm nhập thị trường Việt Nam.

Nội dung dịch vụ thành lập văn phòng đại diện 

Dịch vụ thành lập VPĐD bao gồm các nội dung:

• Tư vấn trước thành lập văn phòng đại diện: điều kiện thành lập VPĐD, hồ sơ, giấy tờ cần thiết,...

• Hướng dẫn chi tiết việc soạn thảo hồ sơ thành lập VPĐD.

• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

• Tư vấn các vấn đề pháp lý, thủ tục sau khi thành lập VPĐD: đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, công bố thông tin về việc thành lập VPĐD, kê khai thông tin đăng ký thuế,...