Lưu kho là gì? Các chi phí phát sinh khi lưu kho hàng hóa?
Lưu kho là một dịch vụ hàng hóa rất phổ biến đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây cũng được xem là giải pháp giúp tối ưu các vấn đề về lưu trữ nguồn sản phẩm lớn hay những sản phẩm còn tồn kho. Vậy bản chất của hoạt động lưu kho là gì? Tính chi phí lưu kho như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của LHC để có những giải đáp chi tiết!
Dịch vụ lưu kho hàng hóa
Lưu kho là gì?
Lưu kho (Storage) có thể hiểu là việc lưu trữ hàng hóa trong các kho hàng của doanh nghiệp với một khoảng thời gian xác định trước khi được vận chuyển đến tay khách hàng. Tuy nhiên, khi số lượng hàng hóa của doanh nghiệp quá lớn và diện tích kho không đủ lưu trữ thì thuê dịch vụ lưu kho được xem là giải pháp tối ưu.
Lưu kho là hoạt động phổ biến của các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất.
Với dịch vụ lưu kho, đơn vị cho thuê có thể thay thế doanh nghiệp trực tiếp quản lý hàng hóa trong kho. Từ công đoạn vận chuyển, sắp xếp cho đến lưu trữ hàng hóa, cam kết với doanh nghiệp về chất lượng kho bãi cũng như quá trình bảo quản hàng hóa tại kho.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ lưu kho là gì?
So với việc tự lưu kho thì sử dụng dịch vụ lưu kho đang ngày càng trở nên phổ biến và được các doanh nghiệp ưa chuộng hơn cả. Khi sử dụng dịch vụ này, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý hàng hóa mà không cần đầu tư chi phí cho việc mở rộng kho hàng hay làm thêm kho mới. Một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như:
Tăng sự chủ động trong công tác quản lý hàng hóa
Sử dụng dịch vụ lưu trữ kho cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang sở hữu một kho xưởng riêng biệt. Doanh nghiệp sẽ chủ động trong việc quản lý và sắp xếp hàng hóa, có thể vận chuyển, xuất, nhập hàng bất kỳ lúc nào. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp có tăng hay giảm khối lượng hàng hóa trong kho thì cũng không phát sinh thêm chi phí. Ngoài ra, các thủ tục sử dụng dịch vụ cũng rất đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Lưu giữ hàng hóa có tổ chức
Với dịch vụ lưu trữ kho, các nhân viên có kinh nghiệm sẽ tư vấn cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ về cách sắp xếp hàng hóa hợp lý và tiết kiệm không gian nhất. Hệ thống kệ hàng tiêu chuẩn sẽ được đảm bảo bố trí một cách khoa học và có tổ chức.
Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hóa kho bãi
Đảm bảo sự an toàn
Các kho bảo quản hàng hóa của bên thứ ba sẽ được lắp đặt camera an ninh và hệ thống phòng cháy chữa cháy thông minh. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sắp xếp, bố trí thêm đội ngũ bảo vệ và các thiết bị khóa bảo mật để an toàn hơn.
Phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh thời vụ
Dịch vụ lưu kho là dịch vụ của bên thứ ba nên mang tính linh hoạt cao. Doanh nghiệp có thể thay đổi địa điểm thuê kho bãi để phù hợp với sản phẩm kinh doanh.
Các loại chi phí lưu kho hiện nay
Chi phí lưu kho có thể hiểu là khoản phí mà doanh nghiệp bỏ ra để chi trả cho việc lưu trữ hàng hóa trong kho bãi. Hay nói một cách cụ thể thì chi phí này sẽ là tổng các khoản tiền liên quan đến việc lưu trữ các loại hàng hóa chưa được đưa ra thị trường mà cần lưu trữ trong kho với mục đích bảo quản. Vì vậy mà chi phí lưu kho sẽ bao gồm nhiều khoản như:
Chi phí vốn
Đây chính là chi phí lưu kho lớn nhất mà doanh nghiệp phải chi trả. Chi phí này bao gồm tiền lãi cộng thêm cùng với giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho. Trong đó, giá vốn được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho đang được lưu trữ. Chẳng hạn, nếu một doanh nghiệp báo cáo rằng chi phí vốn của họ là 30% tổng chi phí tồn kho, trong đó tổng hàng tồn kho trị giá 8.000$ thì chi phí vốn của doanh nghiệp là 2.400$.
Chi phí dịch vụ hàng tồn kho
Chi phí dịch vụ bao gồm các ứng dụng, phần mềm CNTT, thuế và bảo hiểm. Trong đó, chi phí bảo hiểm của công ty phụ thuộc vào loại hàng hóa tồn kho và mức độ hàng tồn kho. Mức độ tồn kho là lượng hàng tồn mà công ty có thể thực hiện các đơn đặt hàng - mức tồn kho cao càng đáp ứng nhu cầu của khách hàng dễ hơn. Tuy nhiên, lượng hàng tồn kho cao sẽ làm gia tăng khoản phí bảo hiểm và thuế, từ đó làm tăng tổng chi phí dịch vụ hàng tồn kho.
Các chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho bãi.
Chi phí rủi ro hàng tồn kho
Quá trình lưu trữ hàng tồn kho luôn đi kèm với rủi ro. Khi đó, chi phí rủi ro về hàng hóa tồn kho bao gồm sự hao hụt (thất thoát sản phẩm vì các yếu tố bên ngoài), trộm cắp, lỗi hành chính (thất lạc hàng hóa, lỗi vận chuyển hoặc lỗi cập nhật hệ thống chậm trễ). Ngoài ra còn một yếu tố rủi ro khác là sự suy giảm về giá trị sản phẩm. Nghĩa là khi các mặt hàng được lưu trữ trong kho quá lâu thì giá trị của sản phẩm có thể giảm xuống một phần nào đó so với giá trị ban đầu.
Chi phí không gian lưu trữ
Chi phí này bao gồm tiền thuê kho bãi trả cho các sản phẩm, máy điều hòa nhiệt độ, điều hòa không khí, ánh sáng, vận chuyển và một số chi phí khác liên quan đến nhà kho. Theo đó, chi phí không gian lưu trữ có thành phần cố định và thành phần biến đổi. Cụ thể, tiền thuê là chi phí cố định, còn chi phí xử lý vật liệu, hàng hóa sẽ thay đổi liên tục dựa trên nhu cầu cũng như số lượng sản phẩm dự trữ.
Cách tính chi phí lưu kho như thế nào?
Chi phí lưu kho được tính dựa vào thời gian lưu kho, chủng loại hàng hóa, kích thước và khối lượng. Dưới đây là một số cách tính phổ biến:
Dựa vào Pallet
Đây là phương pháp tính chi phí lưu kho thông dụng nhất hiện nay. Theo đó, hàng hóa được sắp xếp gọn gàng trên các pallet và đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ tính chi phí tương ứng với số pallet chứa hàng.
Tính chi phí lưu trữ hàng hóa kho dựa vào Pallet.
Với phương pháp này, hàng hóa phải có kích thước đồng bộ. Kích thước pallet phổ biến nhất hiện nay rơi vào khoảng 122 x 100 x 16,5 cm.
Dựa vào thể tích
Với cách tính này, hàng hóa sẽ được đặt trên các ô kệ tiêu chuẩn như 5m³, 10m³ hay 15m³,... Thông thường, mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho đều đặt ra đơn giá trên từng m³ khác nhau nhưng không chênh lệch nhiều. Ưu điểm của phương pháp này khả năng lưu trữ được đa dạng hàng hóa, tiết kiệm không gian cho đơn vị cho thuê dịch vụ cũng như bên khách hàng.
Tính chi phí lưu trữ hàng hóa kho dựa vào thể tích.
Dựa vào diện tích
Kiểu lưu kho theo diện tích thường áp dụng cho những loại hàng hóa không xếp chồng lên nhau, hàng cồng kềnh. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ thuê không gian lưu kho theo diện tích mặt sàn của kho (dài x rộng), sau đó đơn vị cho thuê sẽ tính giá theo số m² đã thuê.
Cách tính này có ưu điểm là hàng hóa sẽ được lưu trữ, sắp xếp theo ý muốn của bên thuê dịch vụ. Tuy nhiên, chi phí thuê kho dựa trên diện tích sẽ đắt hơn so với cách tính theo thể tích.
Lưu kho tự quản
Phương pháp tính phí lưu kho theo hình thức tự quản nghĩa là khách hàng sẽ được bàn giao kho hàng với không gian lưu trữ riêng với diện tích theo yêu cầu. Với hình thức này, khách hàng sẽ chủ động trong việc quản lý, sắp xếp, nhập, xuất hàng hóa trong kho.
Hình thức lưu kho tự quản.
Các loại dịch vụ thuê kho bãi phổ biến hiện nay
Dịch vụ cho thuê kho công cộng
Kho công cộng là không gian lưu kho thương mại thuộc sở hữu của PL (dịch vụ logistic bên thứ 3) và cho các doanh nghiệp khác thuê để lưu trữ, phân phối hàng hóa. Theo đó, các kho công cộng sẽ cung cấp dịch vụ lưu kho ngắn hạn và dài hạn. Mức chi phí dựa trên số lượng hàng hóa, thời gian lưu trữ và một số dịch vụ khác như đổi thương hiệu hay định giá lại các lô hàng.
Dịch vụ cho thuê kho công cộng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, linh hoạt trong việc sắp xếp hàng tồn kho. Bên cạnh đó, các kho hàng công cộng luôn được đảm bảo an ninh và thường có vị trí gần trung tâm, giúp giảm bớt chi phí trong khâu vận chuyển và nhân công.
Dịch vụ cho thuê kho bãi tự phục vụ
Nếu doanh nghiệp đang cần một không gian bảo quản, lưu trữ hàng hóa khép kín, riêng tư thì sử dụng dịch vụ cho thuê kho bãi tự phục vụ chính là giải pháp tối ưu. Phía đơn vị cho thuê chỉ chịu trách nhiệm cho thuê mặt bằng, những vấn đề khác như lưu kho, bảo quản hay quản lý là do doanh nghiệp quyết định. Dịch vụ này thường phù hợp với các loại hình kinh doanh mang tính thời vụ.
Một số dịch vụ cho thuê kho bãi phổ biến nhất.
Dịch vụ cho thuê kho bảo quản lạnh
Đây là loại kho hàng được bảo trì và giám sát chặt chẽ về điều kiện nhiệt độ. Các loại hàng hóa phù hợp để lưu kho bảo quản lạnh như: hoa, trái cây, thực phẩm đông lạnh, dược phẩm.
Dịch vụ cho thuê lưu kho hồ sơ, tài liệu
Những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu sẽ có nhiệm vụ lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng, tài liệu kế toán, tài liệu kỹ thuật và một số loại tài liệu khác theo tệp hoặc hộp lưu trữ.
Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm việc thu thập và gửi tài liệu, xử lý những tài liệu bí mật sau thời gian lưu trữ, tư vấn về phương pháp lưu trữ cũng như thời hạn lưu trữ,...
Cách giảm chi phí lưu kho
Để giảm bớt chi phí lưu trữ hàng hóa trong kho bãi, doanh nghiệp có thể áp dụng theo 5 cách sau đây:
Giảm thiểu lượng hàng tồn kho.
Cải thiện tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho.
Thiết kế lại nhà kho (mở rộng kho hàng).
Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Thương lượng/thỏa thuận với bên nhà cung cấp/khách hàng.
