Các quy định mới nhất về việc thay đổi giấy phép kinh doanh

Các quy định về việc thay đổi giấy phép kinh doanh.

Thay đổi giấy phép kinh doanh là gì?

Thay đổi đăng ký kinh doanh là một thủ tục hành chính được thực hiện khi muốn chỉnh sửa thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp. Thủ tục thay đổi ĐKKD được thực hiện tại Phòng đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư. 

Trong quá trình kinh doanh, nếu doanh nghiệp cần thay đổi các thông tin có trên giấy đăng ký kinh doanh như: tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ,... của doanh nghiệp thì  chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. 

Thay đổi giấy phép kinh doanh cần thiết khi muốn sửa đổi thông tin công ty.

Những trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh

Hiện tại, Việt Nam vẫn chưa có quy định về thời hạn sử dụng của giấy phép kinh doanh. Đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không cần thay đổi giấy phép kinh doanh định kỳ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thay đổi giấy phép kinh doanh trong trường hợp muốn thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh. Cụ thể là các thông tin sau:

• Thay đổi nơi đặt trụ sở chính của công ty.

• Điều chỉnh số lượng, thay đổi người đại diện theo pháp luật.

• Khi công ty có sự thay đổi về chủ sở hữu.

• Doanh nghiệp đổi tên mới.

• Lĩnh vực kinh doanh có sự điều chỉnh, tăng thêm/bớt ngành nghề kinh doanh.

• Trường hợp công ty chuyển nhượng cần thay đổi thành viên và các thông tin của các thành viên trong công ty.

• Vốn điều lệ có sự thay đổi.

• Thay đổi các thông tin như số điện thoại, Fax, Email, Website (đã đăng ký),...

• Cơ cấu vốn của các thành viên trong công ty có sự thay đổi.

• Đối với công ty có vốn nước ngoài thì khi thay đổi thông tin cổ đông, tỷ lệ góp vốn cũng cần thay đổi giấy đăng ký kinh doanh.

• Thay đổi thông tin đăng ký thuế bao gồm người phụ trách kế toán, địa chỉ nhận thông báo thuế.

Một số trường hợp không phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh:

• Đối với công ty cổ phần, khi thay đổi thông tin cổ đông thì không cần làm thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh.

• Khi cổ đông sáng lập của công ty có sự thay đổi, ngoại trừ tình huống thay đổi cổ đông sáng lập vì chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua.

Trường hợp được thay đổi giấy phép kinh doanh.

Các trường hợp doanh nghiệp không được thay đổi giấy phép kinh doanh

Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đăng ký thay đổi giấy phép kinh doanh. Những công ty rơi vào trường hợp sau sẽ không được thay đổi giấy phép kinh doanh:

• Doanh nghiệp vi phạm luật kinh doanh đã bị phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh hoặc đã có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Những doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể theo quyết định của chủ doanh nghiệp và theo yêu cầu của Tòa án hoặc Cơ quan thi hành án.

Nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh ở đâu?

Công ty cần thay đổi giấy phép kinh doanh sẽ nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư thuộc khu vực đặt chủ sở chính của công ty. Có 2 hình thức nộp hồ sơ là:

Nộp hồ sơ trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp có địa chỉ website là https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn. Hiện nay, tại Hà Nội và Hồ Chí Minh thì 100% các hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh phải nộp trực tuyến. Mọi thủ tục đều thực hiện thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh nghiệp. Lệ phí thay đổi và lệ phí công bố thông tin sẽ được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Khi có kết quả thay đổi giấy phép kinh doanh sẽ được gửi về doanh nghiệp theo đường bưu chính.

Nộp hồ sơ trực tiếp: Hiện nay, hình thức này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp chưa gộp mã số thuế với mã số doanh nghiệp. Khi nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh sẽ đưa giấy biên nhận cho người nộp. Sau đó, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan. 

Hồ sơ thay đổi ĐKKD cần thiết

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi giấy phép đăng ký kinh doanh

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty sẽ phức tạp hơn so với thay đổi các nội dung khác trong giấy phép kinh doanh. Mỗi trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cần phải có một bộ hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh, do đó rất dễ thực hiện sai. Hiện tại, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được chia ra theo 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp sang quận, huyện, tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính. Đồng nghĩa với việc thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

• Tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở hiện tại của công ty:

  • 1 tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp.

  • 1 bản sao công chứng của giấy chứng nhận ĐKKD.

• Cơ quan thuế nơi trụ sở chính của công ty chuẩn bị chuyển đến:

  • Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế tại nơi doanh nghiệp nộp thuế chuyển đến.

  • Bản sao công chứng của giấy ĐKKD.

Trường hợp 2: Thay đổi trụ sở chính công ty trong cùng một quận, huyện hoặc thành phố không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với những hồ sơ như sau:

• Giấy thông báo chính thức về việc thay đổi địa chỉ công ty.

• Biên bản họp đưa ra quyết định thay đổi trụ sở chính của công ty tùy theo loại hình công ty tương ứng.

• Giấy ủy quyền nếu nhờ sự hỗ trợ của dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi tên công ty

Trường hợp thay đổi tên công ty thì khá phổ biến, nên hồ sơ cũng không quá rườm rà. Bao gồm như giấy tờ sau:

• Giấy thông báo thay đổi tên doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.

• Biên bản cuộc họp của ban lãnh đạo về việc thay đổi tên công ty. 

• Quyết định của hội đồng thành viên (công ty TNHH có từ 2 thành viên), đại hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) hoặc chủ sở hữu (công ty một thành viên) về việc thay đổi tên công ty.

Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh

Để thực hiện thủ tục thay đổi ngành nghề của công ty trên giấy đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh tham khảo tại Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

• 1 biên bản họp về việc thay đổi ngành nghề kinh doanh của công ty đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần.

• Quyết định về việc thay đổi nghề kinh doanh của công ty của hội đồng cổ đông hoặc ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ

Với trường hợp thay đổi giấy phép kinh doanh do vốn điều lệ của công ty có sự thay đổi thì cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Doanh nghiệp phải cam kết thanh toán đầy đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản trong trường hợp giảm vốn điều lệ.

• Thông báo về thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện doanh nghiệp ký. Tham khảo mẫu Phụ lục II-1 tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

• Quyết định của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có trên 2 thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ. Đồng thời cần cung cấp thêm bản sao biên bản họp đưa ra quyết định.

• Báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong thời gian gần nhất so với quyết định giảm vốn điều lệ. Áp dụng khi doanh nghiệp giảm vốn điều lệ theo quy định tại điểm a và điểm b tại khoản 3 Điều 68 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh do vốn điều lệ tăng/giảm.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

Đối với hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh do có sự điều chỉnh về người đại diện theo pháp luật của công ty thì cần các hồ sơ sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo mẫu tại Phụ lục II-1. Lưu ý, ra thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị (công ty cổ phần) hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên (công ty TNHH).

• Bản sao giấy tờ cá nhân đối của người đại diện doanh nghiệp mới theo pháp luật.

• Nghị quyết và bản sao biên bản họp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh

Bước 1: Xác nhận nghĩa vụ thuế

Xác nhận nghĩa vụ thuế chỉ áp dụng cho trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính sang địa chỉ mới ở khác quận, khác tỉnh so với địa chỉ cũ. Doanh nghiệp cần xác nhận nghĩa vụ thuế với Cơ quan thuế tại địa chỉ cũ. 

Khi cơ quan thuế cấp giấy xác nhận nghĩa vụ thuế thì doanh nghiệp mới thực hiện thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh. Tiếp nhận hồ sơ và xử lý là cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ

Trường hợp doanh nghiệp tự nộp hồ sơ thì cần chuẩn bị hồ sơ thay đổi tương ứng với nội dung thay đổi đã được nêu ở trên để nộp Phòng Đăng ký kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh thì sẽ được hỗ trợ soạn thảo hồ sơ. Người đại diện doanh nghiệp chỉ cần ký xác nhận vô cùng tiện lợi. 

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh được nộp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/. Doanh nghiệp thể sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện nộp hồ sơ. Hồ sơ nộp cần có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”. Lệ phí thay đổi và lệ phí công bố thông tin sẽ được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thông qua tài khoản ngân hàng.

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi đăng ký kinh doanh

Kể từ khi nhận hồ sơ 3 ngày (không kể cuối tuần và lễ) thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu đúng chuẩn thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thay đổi thông tin cần đổi trên cơ sở dữ liệu quốc gia. Ngoài ra còn cấp cho doanh nghiệp một trong 2 loại giấy tờ pháp lý sau:

• Giấy chứng nhận ĐKDN mới.

• Giấy xác nhận thay đổi thông tin ĐKDN.

Mẫu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ sẽ bị từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo để doanh nghiệp bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ theo đúng quy định. Khi hoàn tất thủ tục thì kết quả sẽ được gửi đến doanh nghiệp theo đường bưu chính. 

Để tránh mất thời gian và sai sót trong việc thay đổi giấy phép kinh doanh thì các doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ. Tuy có chi phí cao hơn tự thực hiện những sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy trình.

Bước 5: Khắc lại dấu công ty

Một số trường hợp doanh nghiệp cần phải khắc lại con dấu công ty khi thay đổi giấy phép kinh doanh là:

• Doanh nghiệp thay đổi tên.

• Khi doanh nghiệp thay đổi loại hình công ty.

• Trụ sở công ty đổi sang tỉnh khác.

• Công ty thay đổi trụ sở sang quận khác nếu trên con dấu có địa chỉ quận.

Khắc lại dấu công ty sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh.

Bước 6: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi nhận kết quả thay đổi giấy phép kinh doanh thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp. Đây là việc làm bắt buộc, trường hợp chậm trễ có thể bị xử phạt hành chính. Việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp cũng được thực hiện online trên Cổng thông tin quốc gia.

Những thủ tục cần thực hiện sau khi đổi giấy phép kinh doanh

Sau khi đổi tên thì doanh nghiệp cần thực hiện các điều sau:

• Khắc con dấu mới cho phù hợp.

• Thay đổi thông tin công ty trên hóa đơn VAT.

• Điều chỉnh lại biển hiệu tại trụ sở chính của công ty.

• Gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (TB/04AC) đến cơ quan thuế liên quan. Đối hóa đơn điện tử thì cần thông báo nhà mạng hóa đơn đổi lại tên doanh nghiệp mới trên hóa đơn.

• Nếu trên website có chứa tên cũ của công ty thì cần phải đổi lại tên mới.

• Gửi công văn thông báo thay đổi tên công ty mới đến với các đối tác, khách hàng của công ty.

Thủ tục sau khi thay đổi trụ sở chính của công ty:

• Trường hợp trên con dấu có địa chỉ công ty thì cần phải khắc lại con dấu mới.

• Làm lại biển hiệu của công ty.

• Trường hợp địa chỉ mới khác cơ quan bảo hiểm quản lý thì cần tiến hành thủ tục chốt và chuyển đến nơi quản lý mới.

• Làm thủ tục thay đổi địa chỉ cho các giấy tờ liên quan.

Điều cần làm sau khi thay đổi người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật:

• Thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký.

• Thay đổi thông tin người đại diện trên các loại giấy phép khác.

• Thông báo cho các đối tác về người đại diện mới của doanh nghiệp.

Việc cần làm sau khi thay đổi vốn điều lệ doanh nghiệp:

• Khai thuế thu nhập cá nhân phát sinh khi chuyển nhượng.

• Nộp tờ khai thuế môn bài theo quy định của pháp luật vào đầu năm sau khi thay đổi vốn điều lệ.

• Kê khai trong báo cáo tài chính về mục nguồn vốn chủ sở hữu trong năm có sự thay đổi vốn điều lệ.

• Thông báo bổ sung thêm số thành viên/cổ đông mới.

Có nên sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh không?

Khi có những điều chỉnh về mặt thông tin như: Tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện, vốn điều lệ thay đổi, ngành nghề,… để phù hợp với định hướng kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi giấy đăng ký kinh doanh theo đúng quy định.

Đây là thủ tục bắt buộc khi các nội dung trên giấy phép kinh doanh không còn đúng với tình tình hình thực tế. Điều này giúp các cơ quan nhà nước liên quan nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. 

Tuy nhiên, quy trình thay đổi giấy phép kinh doanh khá phức tạp và cần nhiều thời gian thực hiện. Không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được hết các thủ tục cần thiết và có nhân lực phù hợp để thực hiện. Do đó, dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh là một giải pháp tối ưu cho trường hợp này. 

Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh thực hiện như thế nào?

Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.

Soạn thảo hồ sơ

Mỗi một nội dung cần thay đổi trên giấy đăng ký kinh doanh sẽ có mẫu hồ sơ riêng biệt. Mỗi loại hình công ty cũng có những thủ tục riêng đôi khi doanh nghiệp sẽ không nắm hết, dẫn đến việc phải chỉnh sửa nhiều lần. Khi sử dụng dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh thì đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp thu thập, soạn thảo hồ sơ đúng quy định. Điều này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả về và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh tại Cơ quan giấy phép kinh doanh

Sau khi thu thập đầy đủ giấy tờ cần thiết và hoàn thiện hồ sơ thì bên dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh. Tùy vào vị trí và tình hình thuế mà sẽ lựa chọn hình thức nộp trực tuyến hoặc trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký.

Nhận giấy chứng nhận thay đổi giấy phép kinh doanh

Trường hợp hồ sơ bị trả về thì Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ nêu ra lý do từ chối dạng văn bản, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành sửa đổi, bổ sung và nộp lại. Khi hồ sơ đăng ký hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thay đổi nội dung theo hồ sơ đã nộp.

Thông báo thông tin trên Cổng thông tin quốc gia

Sau khi đã thay đổi giấy đăng ký kinh doanh, đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh phụ trách việc công bố nội dung thay đổi trên cổng thông tin quốc gia. Đảm bảo theo đúng quy định của Luật Doanh Nghiệp, tránh trường hợp doanh nghiệp bị phạt.

Thực hiện các công việc phát sinh sau khi thay đổi giấy phép kinh doanh

Tùy vào nội dung thay đổi trên giấy phép kinh doanh mà đơn vị thực hiện sẽ xử lý công việc phát sinh khác nhau:

• Thay đổi tên công ty: Tiến hành khắc con dấu và thay đổi hóa đơn VAT. Đồng thời, thay đổi tên công ty trên biển hiệu và thông báo cho các bên liên quan.

• Thay đổi địa chỉ của trụ sở chính: Thay đổi địa chỉ trên bảng hiệu, hóa đơn điện tử và gửi thông báo đến các đơn vị liên quan.

Bài viết này của LHC đã cập nhật chi tiết về thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh mới nhất năm 2022. Các doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện đúng quy trình, tránh mất thời gian và sai phạm trong quá trình thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh.

Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký kinh doanh, thay đổi giấy phép kinh doanh của LHC

Công ty Cổ phần Long Hậu (LHC) tự hào là đơn vị dịch vụ tư vấn pháp lý uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. Tại đây có đội ngũ nhân sự với năng lực chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực pháp lý. LHC cung cấp đa dạng các dịch vụ tư vấn, bao gồm: 

• Đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện,... 

• Tư vấn đầu tư nước ngoài: xin giấy phép đầu tư nước ngoài, xin visa cho người nước ngoài, thành lập chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam,... 

• Tư vấn thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh (tên công ty, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở).

• Xin cấp giấy phép có điều kiện. 

• Dịch vụ khác. 

Quý đối tác/khách hàng có nhu cầu tư vấn về các vấn đề pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất!