Văn phòng ảo là gì? Lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Loại hình văn phòng này được các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp nước ngoài ưa chuộng. Vậy mô hình văn phòng ảo là gì? Để tìm hiểu về hình thức cho thuê văn phòng này, mời bạn cùng Công ty Cổ phần Long Hậu (LHC) tham khảo những thông tin trong bài viết sau nhé!

Giới thiệu về loại hình cho thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì? Chức năng của văn phòng ảo

Văn phòng ảo hay văn phòng trọn gói là một thuật ngữ dùng để chỉ dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện doanh nghiệp. Đây được xem là địa điểm đảm bảo yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp, có thể hiểu đơn giản là địa chỉ dùng để đăng ký kinh doanh. Văn phòng ảo cũng đáp ứng được nhu cầu đặt trụ sở của doanh nghiệp. Cung cấp đầy đủ các thiết bị làm việc như máy tính, máy in, máy fax, wifi,...

Văn phòng ảo là địa chỉ dùng để đăng ký giấy phép kinh doanh

Đối tượng sử dụng văn phòng ảo

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời để phục vụ những đối tượng sau:

• Những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (SMEs) muốn tối ưu chi phí bằng cách sử dụng các tài nguyên có sẵn của đơn vị cho thuê văn phòng.

• Các nhà đầu tư cá nhân đang chuẩn bị thành lập một doanh nghiệp.

• Những cá nhân, tổ chức muốn tăng thêm uy tín bằng cách thuê văn phòng ảo ở khu vực cao cấp.

• Doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh sang các thành phố khác.

• Doanh nghiệp nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. 

Đối tượng cần sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo khá phổ biến tại Việt Nam. Đây được xem là phương pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. 

Nhiều doanh nghiệp sẽ thuê chung một tòa nhà nên giá thuê văn phòng ảo khá rẻ mà vẫn đảm bảo đầy đủ các tiện ích. Với dịch vụ văn phòng các chủ doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số tiền lớn để mua các trang bị thiết bị phục vụ công việc, chi phí lễ tân,... 

Địa chỉ uy tín

Chủ doanh nghiệp thường lựa chọn một văn phòng có địa chỉ tại trung tâm thành phố lớn. Trong quá trình giao dịch, trao đổi với khách hàng có thể dùng địa chỉ này để nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Đồng thời bên cho thuê văn phòng ảo đa phần nằm ở các khu dân cư lớn, các tòa nhà cao ốc,... thuận tiện hơn cho khách hàng khi tìm kiếm văn phòng của doanh nghiệp.

Trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị

Các thiết bị, nội thất hỗ trợ công việc đều được trang bị đầy đủ tại văn phòng, bao gồm: bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa,...

Không gian của văn phòng làm việc được bài trí một cách khoa học, chuyên nghiệp và đẹp mắt. Đây cũng là một trong các yếu tố quan trọng giúp nâng cao hình ảnh, uy tín của công ty trong mắt đối tác, khách hàng.

Những lợi ích mà văn phòng ảo mang lại

Đổi ngũ lễ tân chuyên nghiệp

Tại các văn phòng ảo đều được trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của họ là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý công việc theo thỏa thuận khi thuê. Báo cáo sẽ được gửi qua mail theo thời gian quy định để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả từ xa.

Thời gian làm việc linh hoạt

Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc tại đó. Họ có thể bố trí nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không nhất thiết phải đến văn phòng, qua đó giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn vào hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đã đề ra. 

Mở rộng thị trường một cách dễ dàng

Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, việc kết nối tương tác với khách hàng vẫn diễn ra thuận lợi thông qua hệ thống liên lạc đa dạng, nhờ đó giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Hạn chế của mô hình văn phòng ảo

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và quy trình sử dụng. Cụ thể như sau:

Hạn chế về mặt pháp lý

Tuy dịch vụ văn phòng ảo vô cùng phổ biến hiện nay nhưng trên phương diện pháp lý thì loại dịch vụ này vẫn còn nhiều bất cập. Việc cấp phép kinh doanh cho loại hình dịch vụ này chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên các chính sách khởi nghiệp được hỗ trợ từ chính phủ đã giảm bớt một số khó khăn. Vậy nên, nếu các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn có thể giao dịch rõ ràng với khách hàng. 

Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp

Việc dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một bất cập của việc thuê văn phòng ảo. Nếu muốn gặp gỡ đối tác tại văn phòng thì cần phải đặt lịch trước, đôi khi bị trùng với doanh nghiệp khác nên khác bất tiện. Về phòng họp cũng tương tự như vậy, không có sự linh hoạt so với thuê một văn phòng riêng. Do dùng chung văn phòng nên sự riêng tư cũng sẽ không được đảm bảo tốt.

Mô hình cho văn phòng ảo có hợp pháp hay không?

Theo pháp luật Việt Nam thì cụm từ “văn phòng ảo” vẫn chưa xuất hiện. Tuy nhiên, đã có quy định về việc đặt trụ sở giao dịch như sau:

• Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin về trụ sở giao dịch, đồng thời phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam.

• Thông tin về công ty phải có: số nhà rõ ràng, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,… cùng với số điện thoại và số fax nếu có.

Từ đó suy ra, việc dùng văn phòng ảo không trái với quy định của pháp luật Việt Nam. Khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp cũng không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải khai báo thông tin trụ sở kinh doanh một cách trung thực với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Tính pháp lý của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo

Ngày nay, đơn vị cho thuê văn phòng ảo “mọc lên như nấm”, có những nơi cung cấp dịch vụ uy tín nhưng có nơi lại không đảm bảo chất lượng. Sau đây là một vài kinh nghiệm thuê văn phòng ảo:

Tìm hiểu kỹ đối tác cho thuê văn phòng 

Đầu tiên, người thuê cần phải tìm hiểu kỹ người cho thuê văn phòng là ai. Cần tìm kiếm thông tin về đơn vị cho thuê trên internet để xác thực độ tin cậy. Xem đánh giá về bên cho thuê để tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra. Đồng thời, người cho thuê cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích,... 

Nội dung hợp đồng cho thuê phải rõ ràng

Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo cần được soạn thảo một cách chi tiết không có sự mập mờ trong các điều khoản. Tối thiểu là phải có các thông tin sau:

• Hợp đồng phải có đầy đủ thông tin về bên thuê và bên cho thuê.

• Giá trị thời gian của bản hợp đồng thuê văn phòng.

• Chi phí thuê văn phòng, các khoản phát sinh.

• Thông tin cụ thể về địa chỉ cho thuê văn phòng.

• Các quy định về việc thanh lý hợp đồng.

Địa điểm đặt văn phòng ảo

Doanh nghiệp không nên thuê những văn phòng có địa chỉ trong hẻm, khó tìm. Tuy văn phòng ở khu vực này giá khá rẻ nhưng sẽ làm giảm uy tín trong mắt đối tác. Nên ưu tiên chọn văn phòng ở mặt tiền đường, khu trung tâm và định vị được trên bản đồ. Đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh về mảng du lịch, bất động sản và dịch vụ thì vị trí văn phòng cần phải được chú trọng.

Tính pháp lý của văn tòa nhà

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng thì người thuê cần tìm hiểu về tính pháp lý của tòa nhà đặt văn phòng. Để chính xác thì người thuê nên đến trực tiếp tòa nhà đó để kiểm tra kỹ hơn. Nếu tòa nhà vi phạm về mặt pháp lý sẽ làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. 

Thời gian thuê văn phòng ảo

Đây là yếu tố thường bị người thuê bỏ qua. Thông thường một hợp đồng thuê văn phòng sẽ có thời gian tối thiểu là vài năm và hợp đồng vô thời hạn. Nhưng tốt nhất người thuê chỉ nên ký kết hợp đồng thuê văn phòng 12 tháng. Đây là một mốc thời gian thích hợp để thay đổi môi trường làm việc và chuyển đổi mô hình thuê. 

Đây là những điều mà người thuê văn phòng ảo cần lưu ý để tránh các trường hợp không mong muốn ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. 

Kinh nghiệm thuê văn phòng cho doanh nghiệp